Hinweise bei Verstößen gegen Unionsrecht (EU-Whistleblower-Richtlinie)

Die Dethlefsen & Balk GmbH hat großes Interesse daran, Rechtsverstöße im Unternehmen aufzudecken und zu beheben. Nicht nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens, sondern auch sonstige Personen, die in einer beruflichen Beziehung mit dem Unternehmen stehen, sind oftmals die ersten, die mögliche Verstöße wahrnehmen. Sie können mit Hinweisen dazu beitragen, dass diese untersucht und unterbunden werden können. Bei der Aufklärung und Prävention von Verstößen sowie bei der Förderung rechtskonformen und ethischen Verhaltens der Dethlefsen & Balk GmbH spielen Hinweisgeber daher eine wichtige Rolle.

Um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und Ihnen die vertrauliche Meldung von möglichen Verstößen gegen geltendes Recht zu ermöglichen, haben wir eine interne Meldestelle eingerichtet und die Kanzlei Scheja & Partner Rechtsanwälte mbB mit dem Betrieb dieser Meldestelle betraut. Sie können über die Meldestelle, auch vollständig anonym, Meldungen über Verstöße abgeben. Ihre Meldungen werden unter Wahrung der Vertraulichkeit Ihrer Identität von ausgewählten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten bearbeitet.

Wenn Sie eine Meldung abgeben, verlassen Sie die Website der Dethlefsen & Balk GmbH und werden zur Meldestelle weitergeleitet, die außerhalb der Unternehmensinfrastruktur betrieben wird.

Weitergehende Informationen zur internen Meldestelle und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten Sie auf der Website des Meldekanals.

Meldung von Menschenrechtsverletzungen oder Umweltverstößen (auch innerhalb der Lieferkette)

Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren gem. § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Worum geht es?

Die Dethlefsen & Balk GmbH setzt sich für faire Lieferketten ein. Zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen und für die Einhaltung von Umweltstandards, im eigenen Geschäftsbereich und innerhalb der Lieferkette, werden alle Sorgfaltspflichten gemäß Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz umgesetzt. Ein Kernelement dieser Pflichten ist ein angemessenes Beschwerdeverfahren und die Einrichtung einer Meldestelle, um Anzeichen einer Gefährdung von Menschen und Umwelt wahrzunehmen und mögliche Folgen abzuwenden.

Welche Beschwerden können gemeldet werden?

Das Beschwerdeverfahren steht offen für Meldungen über drohende oder bereits eingetretene Verletzungen internationaler Menschenrechte oder Meldungen die das Nichteinhalten von Umweltstandards betreffen, die aus dem Zusammenhang des wirtschaftlichen Handelns der Dethlefsen & Balk GmbH, im eigenen Geschäftsbereich oder innerhalb der Lieferkette hervorgehen. Es kann sich also um konkrete Hinweise oder Verdachtsfälle handeln.

Anwendungsbeispiele:

Menschenrechtsverstöße

• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit und Sklaverei
• Diskriminierung und Ungleichbehandlung
• Missachtung der Koalitionsfreiheit
• Vorenthalten eines angemessenen Lohns
• Gesundheitsgefährdende Arbeitsbedingungen
• Widerrechtliche Zwangsräumungen oder der widerrechtliche Entzug von Land
• Widerrechtliche Nutzung von privaten oder öffentlichen Sicherheitskräften

Umweltrechtverstöße

• Verwendung von Quecksilber (gemäß Minamata-Übereinkommen)
• Einsatz von persistenten organischen Schadstoffen (gemäß Stockholmer Übereinkommen)
• Nicht umweltgerechte Lagerung, Handhabung, Ein- und Ausfuhr gefährlicher Abfälle (gemäß Basler Übereinkommen)
• Verunreinigung von Trinkwasser

Wer kann Beschwerden einreichen?

Das Meldesystem ist öffentlich und steht allen internen und externen Personen im In- und Ausland zur Verfügung.

Wie kann die Beschwerde übermittelt werden?

Die Abgabe von Beschwerden ist online jederzeit möglich, in Textform oder als Sprachnachricht über folgenden Link:

www.DB.reporting-channel.com (Bereitstellung ab 08.04.24, bis dahin sind wir per E-Mail erreichbar: j.waltereit@db-hh.de)

Anonymität und Vertraulichkeit

Unter dem oben genannten Link können Beschwerden grundsätzlich anonym abgegeben werden. Bei anonymer Abgabe einer Beschwerde werden keine Daten erfasst, die Rückschlüsse auf die Identität der meldenden Person ermöglichen. Macht die Person bei Abgabe einer Beschwerde selbst Angaben, die Rückschlüsse auf ihre Identität ermöglichen, werden die Angaben vertraulich behandelt. Nur der jeweils zuständige Sachbearbeiter und die für die Zuteilung der Meldung zuständige Person können eine Beschwerde einsehen.

Schutz von Personen, die eine Beschwerde einreichen

Wir wirken darauf hin, dass Personen, die uns über (mögliche) Gefahren informieren als Folge ihrer Meldung keine Benachteiligung oder Bestrafung erfahren müssen. Vergeltungsmaßnahmen aufgrund von Beschwerden werden nicht toleriert. Sofern die meldende Person in unserem Unternehmen beschäftigt ist, ist dafür gesorgt, dass keine Repressalien entstehen.

Ist die meldende Person beispielsweise bei einem Zulieferer beschäftigt, wirken wir in Zusammenarbeit mit dem Zulieferer darauf hin, dass die Person ein vergleichbares Schutzniveau genießt. Um sicherzustellen, dass die meldende Person keinen Benachteiligungen, Bestrafungen oder ähnlichen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist, bemühen wir uns um fortlaufenden Kontakt mit der meldenden Person, auch über den Abschluss des Verfahrens hinaus.

Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren

Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden sind ausschließlich speziell geschulte Mitarbeitende zuständig, die unparteiisch handeln, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und keinen Weisungen im Rahmen des Beschwerdeverfahrens unterliegen.

Ansprechpartner Beschwerdemanagement: Jessica Waltereit

Wie läuft der Bearbeitungsprozess ab?

1. Schriftliche Bestätigung über den Eingang der Meldung, innerhalb von 2 Wochen.

2. Prüfung des Sachverhaltes.

3. Klärung des Sachverhaltes.

4. Erarbeitung eines Lösungsvorschlages mit der meldenden Person.

5. Die vereinbarten Präventions- oder Abhilfemaßnahmen werden umgesetzt und nachverfolgt.

6. Überprüfung, Abschluss und Dokumentation des Verfahrens.

7. Ergebnisevaluierung mit der meldenden Person.

Die Dauer des Verfahrens hängt stark vom jeweiligen Sachverhalt ab und kann sich von wenigen Tagen und Wochen bis hin zu einigen Monaten erstrecken. Grundsätzlich bemühen wir uns, das Verfahren möglichst effizient zu einer zufriedenstellenden Lösung zu führen. Zudem informieren wir die meldende Person regelmäßig über den Fortschritt des Verfahrens.